WeTransfer und Dropbox in der Kanzlei

Zuletzt aktualisiert: 4. August 2026

Diese Dienste sind in Kanzleien verbreiteter, als es in Datenschutzkonzepten steht. Sie sind schnell, kostenlos und lösen ein echtes Problem. Was dagegen spricht, ist deshalb keine Kleinigkeit, sondern die Frage, wofür sie gebaut wurden.

Warum sie im Alltag gewinnen

Der Mandant hat 400 MB Belege eingescannt. Der Anhang geht nicht durch. Die Mitarbeiterin hat drei Minuten, und WeTransfer ist offen, bevor die Frage nach einer Freigabe überhaupt gestellt wurde. Das ist kein Fehlverhalten, das ist eine funktionierende Lösung für ein akutes Problem.

Wer diese Dienste aus der Kanzlei bekommen will, muss deshalb etwas anbieten, das genauso schnell ist. Ein Verbot allein verlagert die Nutzung nur auf das private Gerät.

Wo die Daten liegen

Bei den großen Anbietern liegt die Verarbeitung ganz oder teilweise außerhalb der EU, und die Unternehmen unterliegen dem Recht ihres Sitzstaates. Seit dem EU-US Data Privacy Framework ist eine Übermittlung in die USA an zertifizierte Unternehmen zwar wieder auf eine Grundlage gestellt, das ändert aber nichts an zwei Punkten: der Anbieter besitzt die Schlüssel, und der Behördenzugriff nach dem Recht des Sitzstaates bleibt möglich.

Für Unterlagen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, ist das der entscheidende Unterschied. Nicht, ob es formal zulässig ist, sondern ob jemand außerhalb Ihrer Kontrolle lesen kann. Mehr dazu unter § 203 StGB und externe Dienstleister.

Die praktischen Probleme, die schwerer wiegen

Der Link ist unkontrolliert

Ein Übertragungslink ist für jeden gültig, der ihn hat. Er lässt sich weiterleiten, er steht in einer E-Mail, die ihrerseits über fremde Server ging, und er lässt sich nachträglich meist nicht zurückziehen. Bei einem Werbeprospekt ist das egal. Bei einer Lohnbuchhaltung nicht.

Es gibt keine Zuordnung

Was ankommt, ist ein Ordner mit Dateien und eine E-Mail-Adresse. Welcher Mandant, welches Wirtschaftsjahr, welche Anfrage: das steht nirgends und muss von Hand nachgetragen werden. Genau dieser Schritt ist der, der in der Kanzlei die Zeit frisst, und er ist auch der, bei dem Dateien verloren gehen.

Es gibt keinen Nachweis

Wenn ein Mandant später sagt, er habe den Beleg damals geschickt, haben Sie eine E-Mail und einen abgelaufenen Link. Ein belastbares Protokoll, wer wann was übergeben hat, entsteht so nicht.

Die Löschung passt nicht

Übertragungsdienste löschen nach einer festen Frist, die der Anbieter setzt, meist nach wenigen Tagen. Ein Cloud-Speicher löscht dagegen nie von selbst. Beides passt nicht zu einer Kanzlei, die eine eigene Aufbewahrungsfrist hat und sie belegen können muss.

Die Kanzlei verliert den Überblick

Wenn drei Mitarbeiter drei verschiedene Dienste mit privaten Konten nutzen, weiß niemand mehr, wo Mandantenunterlagen liegen. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters bleibt der Zugang zu diesen Daten bei einer Person, die nicht mehr in der Kanzlei arbeitet. Das ist der Fall, der in der Praxis am häufigsten schiefgeht.

Wann diese Dienste in Ordnung sind

Für alles ohne Personenbezug spricht wenig dagegen: Vorlagen, Präsentationen, Material für Fortbildungen, Bildmaterial für die eigene Website. Die Grenze verläuft dort, wo Mandantenbezug beginnt, nicht entlang der Dateigröße.

Was eine Alternative leisten muss

Damit sie sich im Alltag durchsetzt, und nicht nur im Konzept steht:

• Der Mandant braucht kein Konto und kein Passwort, sonst ruft er an.
• Große Dateien müssen ohne Nachdenken durchgehen, sonst weicht die Kanzlei wieder aus.
• Der Upload muss von selbst beim richtigen Mandanten landen, sonst bleibt die Handarbeit.
• Der Anbieter darf die Inhalte nicht lesen können, sonst hat sich am Kernproblem nichts geändert.
• Die Aufbewahrungsfrist stellt die Kanzlei ein, nicht der Anbieter.
• Es muss nachvollziehbar sein, wer wann was übergeben und abgerufen hat.

Dieser Text ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Für die Bewertung Ihres konkreten Falls ist Ihre Kammer oder ein Berufsrechtler die richtige Adresse.