Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Stand: 4. August 2026
Ohne diese Vereinbarung darf keine Kanzlei personenbezogene Daten ihrer Mandanten an einen Dienstleister geben. Sie steht hier vollständig und ist Bestandteil des Nutzungsvertrags, sobald ein Zugang eingerichtet wird. Eine gesondert unterzeichnete Fassung senden wir auf Anfrage an support@filedock.eu zu.
Zwischen dem Verantwortlichen, also der Kanzlei, die einen Zugang nutzt, im Folgenden Auftraggeber, und der Aigner Software e. U., Hauptplatz 23, 4190 Bad Leonfelden, Österreich, im Folgenden Auftragnehmer.
§ 1 Gegenstand und Dauer
Der Auftragnehmer stellt FileDock bereit, einen Dienst zur gesicherten Übermittlung von Unterlagen zwischen dem Auftraggeber und dessen Mandanten. Im Rahmen dieser Leistung verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.
Die Vereinbarung beginnt mit der Einrichtung des Zugangs und läuft, solange der Nutzungsvertrag besteht. Sie endet automatisch mit ihm. Ein Kündigungsrecht besteht unabhängig von den Fristen des Nutzungsvertrags, wenn ein schwerer Verstoß gegen diese Vereinbarung oder gegen datenschutzrechtliche Vorgaben vorliegt.
§ 2 Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung
Verarbeitet werden ausschließlich Daten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind:
- Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Übermitteln und Löschen im Rahmen der gesicherten Dateiübergabe
- Zweck: Anforderung, Entgegennahme, Bereitstellung und fristgerechte Löschung von Unterlagen
- Kategorien betroffener Personen: Mandanten des Auftraggebers und deren Ansprechpartner, Mitarbeiter des Auftraggebers
- Kategorien personenbezogener Daten: Name und E-Mail-Adresse der Mandanten, Bezeichnung und Zeitpunkt der übermittelten Dateien, Inhalte der Dateien in verschlüsselter Form, Verbindungs- und Zugriffsdaten
- Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Der Inhalt hochgeladener Dateien kann besondere Kategorien enthalten, etwa Gesundheitsdaten in Lohnunterlagen. Der Auftragnehmer kann diese Inhalte nicht zur Kenntnis nehmen, weil sie verschlüsselt sind, bevor sie ihn erreichen.
§ 3 Weisungsrecht
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Nutzung des Dienstes durch den Auftraggeber, insbesondere die Einstellungen zur Aufbewahrungsfrist, gilt als solche Weisung. Weisungen im Einzelfall sind in Textform an support@filedock.eu zu richten.
Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit und darf ihre Ausführung aussetzen, bis sie bestätigt oder geändert wird.
§ 4 Vertraulichkeit
Der Auftragnehmer setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Diese Verpflichtung besteht über das Ende der Tätigkeit hinaus fort.
Der Auftragnehmer ist sich bewusst, dass der Auftraggeber einer Berufsverschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB beziehungsweise den entsprechenden österreichischen Vorschriften unterliegt und dass die eingesetzten Personen dadurch selbst in den Kreis der zur Geheimhaltung Verpflichteten fallen. Er hat die eingesetzten Personen entsprechend belehrt.
§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragnehmer trifft die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und hält sie während der Vertragslaufzeit aufrecht. Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
§ 6 Unterauftragnehmer
Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz der in Anlage 1 genannten Unterauftragnehmer zu. Der Auftragnehmer hat mit jedem von ihnen einen Vertrag geschlossen, der dieselben Pflichten auferlegt, die hier vereinbart sind.
Wechsel oder Hinzunahme eines Unterauftragnehmers teilt der Auftragnehmer mindestens 30 Tage vorher per E-Mail mit. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Bleibt der Widerspruch bestehen und lässt sich keine Lösung finden, darf der Auftraggeber den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen.
§ 7 Unterstützungspflichten
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Betroffenenrechte nach Art. 12 bis 22 DSGVO sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet dieser das Anliegen unverzüglich weiter und antwortet nicht selbst.
Von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unterrichtet der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit allen Angaben, die der Auftraggeber für seine eigene Meldung nach Art. 33 DSGVO benötigt.
§ 8 Kontrollrechte
Der Auftraggeber darf sich von der Einhaltung dieser Vereinbarung überzeugen. Der Auftragnehmer erteilt dazu Auskunft und stellt vorhandene Nachweise bereit. Eine Kontrolle vor Ort ist nach rechtzeitiger Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten möglich und darf den Betrieb nicht unangemessen stören.
§ 9 Löschung und Rückgabe
Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten binnen 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Vor der Löschung hat der Auftraggeber die Möglichkeit, seine Daten herunterzuladen. Bereits während der Laufzeit löscht der Dienst hochgeladene Dateien automatisch nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist.
§ 10 Haftung und Schlussbestimmungen
Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Regelungen des Nutzungsvertrags.
Änderungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt die Vereinbarung im Übrigen wirksam. Es gilt österreichisches Recht, soweit nicht zwingende Vorschriften des Sitzstaates des Auftraggebers vorgehen.
Anlage 1: Unterauftragnehmer
| Unternehmen | Leistung | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland | Server, Datenbank und Objektspeicher. Speichert ausschließlich verschlüsselte Dateien und besitzt keinen Schlüssel. | Nürnberg, Deutschland |
| Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg | Versand der System-E-Mails. Erhält Empfängeradresse und Nachrichtentext, keine Dateien. | Frankfurt am Main, Deutschland |
| Zoho Corporation B.V. | Postfach für eingehende Nachrichten an support@filedock.eu | Europäische Union |
Sämtliche hochgeladenen Unterlagen verbleiben in Deutschland. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen
Vertraulichkeit
- Zutrittskontrolle: Die Rechenzentren des Hosters in Nürnberg sind nach ISO 27001 zertifiziert, mit Vereinzelungsanlage, Videoüberwachung und protokolliertem Zutritt. Der Auftragnehmer selbst betreibt keine eigene Hardware.
- Zugangskontrolle: Zugang zum Dienst nur mit E-Mail-Adresse und Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert wird. Der administrative Zugang zum Server ist auf Schlüsselauthentifizierung beschränkt, eine Anmeldung mit Passwort ist abgeschaltet.
- Zugriffskontrolle: Trennung der Kanzleien auf Datenbankebene durch Row Level Security, zusätzlich geprüft auf Anwendungsebene. Zwei voneinander unabhängige Schichten, sodass ein Fehler in einer von beiden nicht genügt, um Daten einer anderen Kanzlei zu erreichen. Innerhalb einer Kanzlei getrennte Rollen für Inhaber und Mitarbeiter.
- Verschlüsselung: Dateien werden im Browser des Mandanten mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Jede Datei erhält einen eigenen Schlüssel, der mit einem Hauptschlüssel gesichert wird. Der Hauptschlüssel liegt getrennt vom Speicher. Der Objektspeicher enthält damit ausschließlich Chiffrate. Jede Verbindung ist mit TLS gesichert, HSTS ist aktiv.
- Zugangslinks: 256 Bit Zufall je Link. Gespeichert wird nur der SHA-256-Hashwert, sodass aus der Datenbank kein funktionierender Link rekonstruiert werden kann. Links sind befristet und jederzeit widerrufbar.
Integrität
- Weitergabekontrolle: Uploads gehen direkt vom Browser des Mandanten in den Objektspeicher, ohne Zwischenstation auf einem Anwendungsserver. Die Übertragung erfolgt in signierten Abschnitten mit begrenzter Gültigkeit.
- Eingabekontrolle: Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Vorgänge mit Zeitpunkt und handelnder Person: Anlage und Löschung von Mandanten, Erstellung und Widerruf von Anfragen, Uploads, Downloads, Einladung und Entfernung von Mitarbeitern.
- Manipulationsschutz: Die Verschlüsselung mit AES-256-GCM ist authentifiziert. Eine nachträglich veränderte Datei lässt sich nicht mehr entschlüsseln, eine unbemerkte Manipulation ist damit ausgeschlossen.
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- Tägliche Sicherung der Datenbank, Aufbewahrung der Sicherungen für 14 Tage.
- Redundante Speicherung der Objekte durch den Hoster über mehrere Datenträger.
- Getrennte Prozessgrenzen und Speicherobergrenzen je Dienst, sodass eine Störung nicht auf die übrigen übergreift.
- Automatische Erneuerung der TLS-Zertifikate. Anwendungsfehler lösen eine unmittelbare Benachrichtigung des Betreibers aus.
Verfahren zur Überprüfung
- Auftragskontrolle: Verarbeitung ausschließlich nach dieser Vereinbarung, mit vertraglicher Bindung aller Unterauftragnehmer.
- Trennungskontrolle: Jeder Datensatz trägt die Zugehörigkeit zu einer Kanzlei, jede Abfrage wird daran geprüft.
- Löschkontrolle: Ein automatischer Job entfernt abgelaufene Dateien zuerst im Objektspeicher und dann in der Datenbank. Eine gelöschte Datei ist auch aus Sicherungen nicht wiederherstellbar.
- Datenminimierung: Erhoben wird nur, was für den Betrieb nötig ist. Kein Tracking, keine Analysewerkzeuge, keine Werbenetzwerke, keine Zählpixel in E-Mails.